Wat te doen als je klant niet betaalt? 7 stappen bij wanbetaling!

Je doet er als ondernemer alles aan om je debiteurenportfolio zo goed mogelijk te beheren. Toch komt het bij iedere ondernemer voor. Klanten die niet op tijd betalen. Wat dan? Het beste advies in zeven stappen voor een consequent aanmaningsbeleid.

1- Wees late betalers altijd een stap voor

Houd je openstaande vorderingen goed in de gaten. Bel je klant voordat de betalingstermijn afloopt. Vraag of de factuur goed is ontvangen en of alle factuurgegevens kloppen.

2. Reageer onmiddellijk als de betalingstermijn wordt overschreden

We adviseren binnen enkele dagen na de vervaltermijn, maar uiterlijk 15 dagen na de vervaldatum, contact op te nemen met de klant. Je kunt de klant dan op de hoogte brengen dat de factuur nog open staat.

3- Bel de klant (nogmaals) en vraag wat het probleem is

Houd hierbij in gedachten dat de klant misschien excuses zal verzinnen. Reageer rustig en blijf zoeken naar mogelijkheden om goede afspraken te maken. Leg aantekeningen van het gesprek in een klanten- of CRM-systeem vast.

4- Nog geen betaling? Herinnering

Wanneer je na ongeveer 30 dagen na vervaldatum nog steeds geen betaling hebt ontvangen, stuur dan nogmaals een schriftelijke herinnering.

5- Kom een betalingsregeling overeen

Als je met de klant een individuele betalingsregeling overeenkomt, bevestig dit dan schriftelijk. Leg bovendien vast wat de sancties zullen zijn als het bedrijf zich niet aan de afspraken houdt en laat de tegenpartij altijd voor akkoord tekenen.

6. Verstuur een ingebrekestelling

Het lijkt misschien wel erg snel, maar we raden je aan uiterlijk 45 dagen na de vervaldatum de debiteur schriftelijk in gebreke te stellen. Vermeld in je brief de datum waarop het bedrag uiterlijk moet zijn voldaan. Geef duidelijk aan dat je bij het uitblijven van de betaling de zaak overdraagt aan een externe partij en dat alle incassokosten voor rekening van de klant zullen zijn.

7. Geef het incassoproces uit handen

Een incassoprocedure is een zaak voor specialisten. Als je debiteur 60 dagen na de vervaldatum nog niet heeft betaald, is het verstandig de zaak over te dragen aan een externe partij.

Wilt u advies over een kredietverzekering voor uw export van kapitaalgoederen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experts.