5 tips die ervoor zorgen dat mijn klanten in het buitenland op tijd betalen

Zaken doen is risico’s nemen. Dat geldt misschien nog wel meer voor internationaal zakendoen. Leveren aan klanten in het buitenland brengt nog weleens uitdagingen met zich mee, en (op tijd) betaald krijgen soms nog wel meer. Daarom is het belangrijk om goed voorbereid te zijn.

De meest eenvoudige en veilige oplossing is om te leveren op vooruitbetaling. Maar niet alle klanten zullen dat een optie vinden en hierdoor verzwakt je concurrentiepositie. Dus wanneer je toch levert met een betalingstermijn is het verstandig om verschillende stappen in je proces op te nemen.

1- Zorg dat je weet met wie je zakendoet

Soms is dat eenvoudiger gezegd dan gedaan om te weten hoe de betalingsmoraal is van een afnemer. Wanneer je in ontwikkelde markten zakendoet zijn er natuurlijk verschillende informatiebureaus die je hierbij kunnen helpen zodat je een goed beeld krijgt van het betalingsgedrag van een klant. Het is echter een stuk lastiger wanneer je levert aan klanten in opkomende markten en er geen informatie van externe bureaus voorhanden is. Je zou dan nog kunnen kiezen voor referenties van andere bedrijven die ook leveren aan dezelfde klant, die je dan uiteraard nagaat.

2- Zorg voor goede (ondertekende) contract afspraken

Het klinkt vanzelfsprekend, maar maak goede afspraken. Zorg dat je duidelijke algemene voorwaarden hebt en dat de klant deze heeft geaccepteerd. Geef aan wat de betalingstermijn is, hoe eventuele betalingsafspraken worden gehanteerd en wat de rentevergoeding zal zijn bij te late betaling. In deze afspraken ook worden opgenomen welke wetgeving er geldt bij problemen of disputen. Om misverstanden of zelfs disputen te voorkomen is het ook verstandig om leveringsafspraken bijvoorbeeld te regelen via Incoterms die internationaal zijn vastgelegd.

3- Kies voor de juiste betalingsvorm

Er zijn verschillende mogelijkheden om internationale betalingen op een goede manier te regelen. Natuurlijk kun je gewoon in het contract opnemen dat er een overboeking volgt na levering. Het is aan te raden om het de afnemer zo gemakkelijk mogelijk te maken om een factuur te voldoen. Zo is in Nederland Ideal een veelgebruikte betaalmethode, maar in België is dat bijvoorbeeld Bancontact en in Duitsland Sofort. Informeer dus naar de mogelijkheden die het makkelijk maken voor uw afnemer. Want hoe makkelijker, hoe sneller er wordt betaald. Om meer zekerheid in te bouwen zou je als exporteur ook kunnen kiezen voor bijvoorbeeld het gebruik van een Wissel, een Letter of Credit (L/C ook wel bekend als documentair accreditief) of een Documentair Incasso. Dit zijn wel betaalmethodes die vaak pas kunnen worden ingezet bij hogere transactie bedragen.

4- Houdt rekening met de betaalcultuur van uw klant

Ondanks de hierboven genoemde methodes voor betalingsvormen, kan het in het buitenland gebruikelijk zijn om contant of met een cheque te betalen. Zorg ervoor dat dit soort zaken duidelijk zijn, zodat je weet wat je te wachten staat als ondernemer.
Daarnaast verschilt het betalingsgedrag van uw klant vaak ook nog per land of regio. Houdt hier alvast rekening mee met de betalingstermijn die u hanteert op uw factuur. Op deze manier komt u minder voor onverwachte verassingen te staan.

5-Zorg voor een reminder vlak voor de vervaltermijn

Natuurlijk is een reminder altijd een gevoelig punt, want als exporteur wil je de commerciële relatie niet op de spits drijven. En vaak kun je dit in Nederland en de omliggende landen zonder problemen doen, maar is dit in andere landen niet zo vanzelfsprekend. Toch is het feit dat je contact opneemt, bijvoorbeeld over de ervaring met de gekochte producten, soms al voldoende om de afnemer te verleiden tot betaling.

 
Uiteindelijk is een (export)kredietverzekering de veiligste oplossing

Het ligt natuurlijk voor de hand dat wij dit als exportkredietverzekeraar zeggen. En natuurlijk beseffen we dat een exportkredietverzekering lang niet altijd mogelijk is. Bovendien zijn ook kosten aan verbonden. Maar, met een kredietverzekering speelt u wel altijd op safe. Hiermee weet u zeker dat u altijd na een transactie betaald krijgt.

Wilt u bij uw export van kapitaalgoederen advies over een kredietverzekering? Aarzel dan niet en neem contact met ons op.