5 tips voor het innen van openstaande facturen voor de feestdagen

Het is weer zover, de feestdagen komen eraan en in de maand december heeft iedereen het weer druk, druk, druk. Niet alleen privé, waarin de sint- en kerstcadeautjes moeten gekocht, en de plannen voor het kerstdiner moeten worden gemaakt, maar ook op het werk. Targets die voor het einde van het jaar moeten worden gerealiseerd bij sales, relatiegeschenken die moeten worden rondgebracht door accountmanagement, en voor veel financiële afdelingen is dit de maand van de jaarafsluitingen. Bovendien is bij veel bedrijven vanwege de feestdagen het aantal werkzame dagen deze maand ook nog korter.

Wanneer je facturen open hebt staan en deze nog voor het einde van het jaar betaald wilt krijgen, is het dus belangrijk dat je rekening houdt met deze feestdagen. En dat betekent dat als je niet op tijd bent met je facturen of herinneringen, je er rekening mee moet houden dat je deze pas in januari betaald krijgt.

Bij deze enkele handige tips om te zorgen dat je toch voor het einde van het jaar betaald krijgt.

Factureer op tijd in december 

Houd er rekening mee dat veel financiële administraties half december de laatste betalingen verrichten. Hebben ze dan geen factuur binnen, dan zul je moeten wachten tot januari. Zorg er dus voor dat je uiterlijk begin december je factuur hebt verstuurd.

Zorg dat je facturen opvallen

Als het druk is, dan zal een factuur of herinnering makkelijk blijven liggen. En zeker in december zal het niet de hoogste prioriteit krijgen. Zorg ervoor dat jouw factuur wel opvalt, bijvoorbeeld door op een ludieke manier de aandacht te trekken. Gebruik bijvoorbeeld een sinterklaas gedicht om jouw debiteur te motiveren. Of zorg bijvoorbeeld met een chocoladeletter voor een trigger die zorgt dat je factuur wordt betaald. 

Zelfs als je je facturen per mail verstuurt, kun je opvallen. Denk aan een korte video of een leuk plaatje in je bericht dat de aandacht trekt zodat jouw rekening als eerste wordt betaald. 

Maak je voorwaarden glashelder 

Als je ruim op tijd factureert, mag je ook verwachten dat je klanten voor de feestdagen betalen. Zorg voor heldere betalingsvoorwaarden en vervaldata op de factuur. Het kan ook de moeite waard zijn om even te bellen met je contactpersoon bij de klant. Het is namelijk een goed moment om de plannen voor volgend jaar door te nemen, en ze te bedanken voor hun voortdurende klandizie. Zo kun je  ze persoonlijk de fijne feestdagen wensen. Bovendien kun je dan van de gelegenheid gebruik maken om te vermelden dat je net een factuur hebt gemaild en te benadrukken wanneer de betaling verschuldigd is.

Zorg voor persoonlijk contact

Hierboven werd het ook al even genoemd, maar het is de moeite waard om de persoon te leren kennen die je factuur betaalt. Zorg op zijn minst voor een naam, e-mailadres en nummer. Op die manier kun je direct met de juiste persoon contact opnemen als een betaling vertraging oploopt of als je wilt weten wanneer de laatste factuurdatum voor Kerstmis is.

Koester de relatie met een bedankbriefje of online kerstkaart. Als je een persoonlijke relatie hebt met de mensen die de betalingen doen, is de kans groter dat je wordt meegenomen in de betaalronde voor Kerstmis. 

Stap over op digitale facturatie

Als je nog niet digitaal factureert, is dit misschien de moeite waard om te overwegen. Online factureren is een van de eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald. Zo kun je het proces automatiseren en zorg je ervoor dat facturen en betalingsherinneringen het hele jaar door snel worden verstuurd. Dat bespaart tijd, neemt het risico weg dat facturen zoekraken of verstopt raken onder een stapel papierwerk en zorgt ervoor dat ze meteen bij de juiste persoon terechtkomen. Bovendien kunnen digitale facturen  links bevatten naar verschillende betaalmethoden, zodat klanten hun rekeningen eenvoudiger kunnen betalen. Hoe eenvoudiger je het betalingsproces maakt, hoe groter de kans dat je op tijd betaald krijgt.

Natuurlijk is het beste wanneer je creditmanagementproces zodanig op orde is dat bovenstaande helemaal niet nodig is. Maar vooral rond de feestdagen weet je gewoon van tevoren dat betalingen langer op zich kunnen laten wachten.

Dat geldt overigens ook voor betalingen rond de zomervakantie. Ook hier zou je op een ludieke manier de klanten vlak voor de zomervakantie even kunnen benaderen met een strandbal of een andere gadget die je meestuurt met je factuur. Dan krijgt jouw factuur de aandacht die het verdient